物业公司走访回访制度

时间:2022-07-14 09:37:38 网络 点击:





         物业公司走访回访制度

       一、制定走(回)访制度的意义:
  1、加强物业管理处与入驻各单位的联系和沟通,让各单位切身体会物业公司对其的重视和关心,从而相互理解便于更好的开展物业工作。
  2、使各项工作置身于各单位监督中,从而集思广益,及时总结经验、教训,不断改进管理服务工作,提高服务质量。
  二、回访分类和回访方式:
  1、回访分类:定期走访,专项走访,投诉走访,有偿服务走访、维修工单。
  2、回访方式:电话回访、上门面谈、日常巡视。
  三、回访的操作规范:
  1、办公室负责回访工作,通过回访了解各单位的服务要求,对其提出的问题和意见建议及时记录,解决,反馈和上报。并跟进处理结果,直至其满意。
  2、办公室应了解回访单位的基本情况,服务项目。
  3、办公室在回访过程中,首先应介绍自己的身份,说明回访目的,主动介绍公司在近期的主要工作,对存在问题的管理措施,虚心听取意见和建议,并做详细记录。
  4、办公室将回访中各单位提出的各项内容详细记录在《物业调查表》中,并对能够当时解答和解决的问题立即予以答复,对暂时不能解决的问题,则详细记录。
  5、回访结束时,应对各单位的理解和配合表示感谢,并希望得到各单位的继续支持和合作。
  6、将《物业调查表》中各单位提出的问题进行整理,分类,同时采取相应措施或通知相关部门解决处理,并跟进处理全过程。
  7、如相关人员不能及时解决的问题须立即上报办公室及物业经理,由办公室及物业经理负责通知工作人员,落实解决措施和方法,并积极协调相关部门进行解决,将处理结果上报办公室。
  8、工作人员跟进相关责任部门或责任人的整改结果,就改进处理结果对业主进行回访,了解业主的意见,如业主不满意,继续改进直至业主满意为止。
  9、回访完毕后,工作人员将《回访记录》进行汇总,上交办公室及物业经理审阅签字后,报物业经理审阅。
  10、年底办公室对全年走访记录进行分类统计,将业主重点反映的问题暂不能解决或不能解决的问题汇总,报事务局进行评审,为下一年度物业公司的改进提供依据。
  11、工作人员根据工程维修工作单对业主进行回访,满意程度应进行归纳总结。
  12、《调查表》发放操作规范
  (1)每半年进行一次详细调查。
  (2)发放对象:行政中心内所有单位。
  (3)发放目的:是为及时了解业主对物业公司的满意程度,请各业主对物业公司的服务和管理提出宝贵意见、建议和评价。以督促物业公司完善各项服务。
  (4)向业主介绍此次意见调查的重点项目。
  (5)确定《调查表》的收取时间。
  (6)工作人员在收取时,应查看业主是否署名,以便于工作的改进及回访。
  (7)工作人员收回《调查表》后,交办公室。物业经理首先对《调查表》中业主对物业公司的满意率进行统计,对业主意见进行分类汇总,分别按照办公室、保洁部、安保部、水电部汇总业主的具体意见、建议,上报总公司。
  (8)物业经理组织各部门管理人员,召开《调查表》调查专项研讨会,下发调查情况汇总给各部门管理人员,就各部门问题进行研究讨论,初步提出整改方案。
  (9)会后,各部门管理人员就《调查表》反应的内容如开各部门的专题会议,讨论、制定整改措施,并落实到相关负责人进行实施整改,及时将整改措施上报物业经理。
  (10)办公室负责收集各部门整改措施报告,根据各部门整改措施及时进行跟进回访。
  (11)对于暂不能解决的问题办公室安排工作人员或亲自向业主进行解释。暂不能解决的问题上报办公室或物业经理,为今后公司完善服务提供依据。
  13、相关责任部门、责任人规范:
  (1)相关责任部门、责任人接到办公室反馈的问题,由责任部门经理立即落实解决措施、方法和责任人,并将改进的情况及时反馈客服部。
  (2)不能立即进行整改的问题应及时与办公室沟通由办公室进行协调。
  (3)整改完毕后,应及时反馈办公室进行回访直至业主满意。
  14、办公室主管监督检查规范
  (1)根据物业总公司的要求,负责制定各项走访计划,内容及要求。
  (2)监督检查工作人员是否按照制定的走访计划,内容及要求进行业主走访/回访,以及业主问题跟进处理的及时性和效率,并作为客服专员的考核依据。
  (3)办公室主管全面了解掌握业主对公司服务质量及相关需求信息,准确差别分类,及时上报项目经理。
  四、方法和过程的控制:
  1、各部门根据实际情况,由办公室及工作人员制定登门拜访工作计划,经办公室经理审阅报总公司批准,并就相关材料于综合部备案。
  2、登门拜访内容记录在《调查表》中。
  3、登门拜访中客户提出的意见、问题若属于投诉范畴,直接进入投诉处理程序,填写《客户投诉处理记录表》,由相关责任部门负责处理并及时将信息反馈至业主。
  4、所有登门拜访相关记录均由办公室负责存档。
  5、各部门每年按照物业公司确定的调查问卷至少进行一次客户满意度调查。发放调查问卷时应在《调查表》上做好签收记录。
  6、物业办公室和各部门按照满意度调查统计分析模版,共同进行满意度调查统计分析。
  7、办公室及物业经理负责监督、指导本项目对业主走回访、业主满意度调查工作的开展。
  8、办公室负责对业主走回访、业主满意度调查工作计划的具体执行和任务分配。
  9、各部门负责对调查结果进行落实解决,及时整改,将处理结果报办公室。
  五、回访周期
  1、原则上应三个月走访一次,专项走(回)访由办公室经理随时调整。
  2、电话回访情况随时进行。
 
 
 

《物业公司走访回访制度》
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