客户服务部岗位服务工作标准

时间:2021-07-16 09:46:29 网络 点击:

     

   客户服务部岗位服务工作标准
1、管理职责
1.1机构健全,部门职责明确,部门间职责接口清晰、工作流程通畅。
1.2建立、健全内部管理、服务提供、人力资源、质量管理、信息管理、行政后勤管理等各项企业管理制度,制订各岗位工作标准及其具体的落实和考核办法。
1.3所有员工对本职范围和职责明确,并有效履行。
1.4管理项目实行综合一体化管理。
1.5制订年度工作计划和分阶段实施计划、目标,并进行有效的宣传,使全员熟知。
1.6对落实企业方针和目标有充足的证据。
1.7公司质量管理体系满足质量方针要求,整个组织活动满足体系要求。
1.8质量方针和目标形成文件,由最高管理者批准。
1.9至少定期按计划进行一次管理评审活动,每年至少不少于一次,并确保管理评审输入的详实,输出有效,记录完整,评审措施获得落实。
1.10在不同的层次和职能之间进行有效、充分的沟通,并有明确的沟通形式,如自上而下的例会;自下而上的报告、申诉等等;横向沟通流程顺畅等。
2、文件资料记录管理
2.1明确文件管理的岗位职责,所有文件、记录标识清晰,存放整齐有序,分类合理,方便检索,能保证在一分钟内取阅。
2.2文件资料记录保持完整、清晰、无缺失、无破损。
2.3对与本企业经营运作有关的法律、法规、行业规定进行收集,并确保完整、有效。
2.4客户档案、工程档案、物业档案资料齐全、管理完善。
2.5保持文件的现实有效性,作废文件有适当标识。
2.6涉及到公司机密的文件确保安全,设置借阅权限,借阅手续完备;文件管理人员变动有重要文件交接记录。
2.7为安全起见,存储于电脑中的公司内部及公司与外部单位间的来往审批文件、与业主相关的资料、行政管理制度等重要电脑文件有备份。
2.8文件柜内文件摆放整齐,所有文件夹设有明确标识。柜内无尘、无潮、无虫,室内环境适宜储存。
2.9文件、资料的编制或收集、发布、更改、作废、保管等符合文件管理要求。
2.10接管新建物业,在物业正式接管前,与开发公司(或物业所有人)签订(前期)物业管理委托合同,业主委员会成立后与业委会续签物业管理委托合同。
2.11接管原有物业,在物业正式接管前,与业主委员会(物业所有人)签订物业管理委托合同。
2.12物业管理委托合同内容、时间和签约应具有有效性。
2.13合同及资料应保存完整,设置合同清单,并注明合同有效期限。
2.14合同应符合公司利益和法律要求,应确保保存的有效性。
3、品质监控
3.1建立ISO9000质量管理和运作模式,定期进行内部审核。
3.2内审符合ISO9000标准要求。
3.3通过ISO9000外部审核的管理小区,年度累计外部审核中出现的观察项和轻微不合格项≦8项,严重不合格项为0项。
3.4开展鼓励员工参与的品质改善活动。
3.5建立完善的投诉处理程序,并能根据不同的投诉性质做到及时、有效、满意的解决或平息。
3.6物业管理项目设置专门岗位负责客户服务。及时反馈和处理顾客投诉,所有投诉在收到信息之日起2个工作日内反馈给业主,并不断跟进、反馈处理结果。
3.7所有投诉有完整的记录,有跟进结果。
3.8对有效投诉予以回访,定期统计分析投诉处理情况。
3.9有效投诉处理率为100%
3.10制订质量事故处理程序,并留存记录。
3.11质量事故处理包含原因调查、责任分析、应急措施和预防措施。
3.12定期对质量事故进行分析,并落实预防措施。
3.13对信息分析和管理中常用的统计技术有明确文件规定。
3.14相关职责人员掌握常用统计技术工具运用方法,并能有效运用。
3.15规定合同评审程序,明确对顾客要求的评估程序和方法。
3.16按照文件规定的方法评估顾客要求。
3.17对新开展的服务项目进行策划,并保留策划评估记录。
3.18建立物业工程改造前评审程序,并按照程序落实,以确保工程的合理、有效、低成本。
4、信息管理
4.1建立信息管理制度,设立专门岗位(或兼职岗位)负责信息的收集和传递。
4.2按要求定时编制并传递月报及重要的管理和服务信息。
4.3重大的质量事故、突发事件、顾客投诉在一个工作日内通报给相关部门或人员。
4.4按照总公司信息管理的相关要求,及时、准确的向总公司传递相关信息。
4.5公司加强与同行业的交流,每年至少组织两次外部交流活动。
4.6公司建立内部工作平台,用以对内管理和信息传递。有专门岗位负责信息的及时登载、更新与维护。
4.7推进办公网络化管理,公司和各管理项目的电脑联网,职能部门的电脑普及率达到80%,管理项目至少有1台可联网电脑。
4.8物业管理专业软件在公司和管理项目得到推广和应用,相关人员接受相应培训,能熟练使用软件办公。
5、人力资源管理
5.1通过大专院校、人才市场、劳务市场等专门机构招聘人员。新聘人员应通过面试、笔试或现场操作合格后方可录用。
5.2对所有正式员工,按照国家劳动法的规定签订劳动合同,并按照国家和地方政府的有关规定为其购买相应的社会保险。
5.3为员工提供符合劳动法要求的劳动保护,所有员工都接受职业安全培训。
5.4每年针对不同的岗位人员,制订相应的培训计划,并落实和实施,保证所有人员每季度接受培训的时间不少于8小时,并对培训效果进行考核。
5.5每月至少组织一次部门经理级以上人员参加专业培训研修。
5.6对各级管理人员进行相关物业管理法律、法规培训,熟悉物业管理的基本法律知识。
5.7员工培训工作符合培训制度要求。
5.8建立定期考核制度,并有效落实。(重点查除维修员、绿化工、保洁员、护卫员以外的人员)
5.9每年至少进行一次员工满意度调查,并对调查结果进行分析,并对员工反映的问题进行整改落实。
5.10管理人员和专业技术人员具有相应资格,持证上岗。专业技术人员持证上岗率达到100%,物业管理人员物业管理证持有率达到80%以上。
5.11建立创新机制,鼓励员工开展各种管理、服务和技术创新活动。
5.12确保每年度有超过3项在内部管理、客户服务、企业经营上的创新措施得以有效应用。
6、顾客关系
6.1物业管理项目按规定成立业主委员会。
6.2管理项目积极协助业主委员会建立和运作。
6.3管理项目和业主委员会建立规范、友好的关系,沟通顺畅。
6.4所有住宅类物业管理项目与业主签订临时管理规约。
6.5物业管理项目向业主公布紧急联系电话、日常服务电话及公司投诉电话。
6.6建立24小时接听电话制度,接听业主报修、求助、投诉等,并做好相关记录。
6.7住宅类物业管理项目每季度至少组织一次社区文化活动。
6.8社区文化活动按计划开展,活动结束后进行评估积累经验。
6.9有相应活动场地、设施。
6.10物业管理项目至少每半年召开一次业主恳谈会,加强与业主的沟通与联络,听取业主的建议与意见。
6.11物业管理项目内设立业主意见箱。
6.12物业管理项目至少每年进行一次顾客意见调查,并对调查结果进行分析,对调查中所反映的问题采取相应措施进行改进。
6.13物业管理项目至少每年公布一次物业管理服务费收支情况。
7、居家、商务服务
7.1工作人员服务及时、不拖沓,赴约提前到达时间不超过5分钟,迟到最迟不超过2分钟。
7.2服务过程中服装要求穿戴整齐,符合公司CI手册的规定,不浓妆艳抹,不佩带金银首饰,仪态符合礼仪规范要求,面带微笑.
7.3对顾客的资料、物品、现金有明确收交记录。
7.4各项居家、商务服务提供按照公司规定的程序进行。
7.5公布服务项目及价格表,并在服务前向服务对象说明服务内容及相应的价格。
7.6零修、急修及时率100%,返修率不高于1%(随机抽样值)。服务质量回访满意率不低于95%。
8、商铺管理
8.1消防符合规定,并建立和落实定期检查消防设施的制度。
8.2无违法违章装修、乱搭建、乱悬挂、张贴。
8.3门前三包落实好,铺面整齐,无违章摆买,无乱扔垃圾、无污水。
8.4排放油烟、噪音等符合环保标准,无存放有毒有害物质。
8.5商铺手续齐全,并有登记管理。
8.6商铺周围清洁美观卫生、商铺经营行为不影响业主正常居住和生活。
8.7广告、霓虹灯、招牌整洁统一美观、无安全隐患或破损等。
9、接管验收
9.1公司在接管新项目时进行房屋接管前验收,并保留相关记录。
9.2公司制定房屋验收标准。
9.3管理项目保留房屋返修跟进记录。
10、入住办理
10.1制订入住手续办理程序规定并得到落实。
10.2保存各种已签有效协议,含管理规约等。
10.3保留完整的房屋交付验收等有效记录。
10.4在迎接新项目业主入伙时,进行入伙前策划和培训。
11、装修管理
11.1.装修审批手续齐全。
11.2.装修施工人员有统一识别标志。
11.3.装修现场关闭通向公共通道内的门窗,禁止灰尘影响其他业主。阳台禁止堆放装修物品和其他易燃易爆物品。装修现场禁用明火,禁止乱拉电线,特种作业取得相关资质证明。
11.4装修现场配备一定的消防器材,原则上每50平方米至少配备1个2公斤干粉灭火器,不足50平方米的按50平方米计算。
11.5装修期无破坏周边环境现象规定,装修垃圾在指定时间搬运到指定地点。
11.6装修监管制度和流程完善,有明确的责任分工和责任人。
12、钥匙管理
12.1公司和管理项目指定岗位对公用钥匙进行管理,对钥匙有明确标识,分类保管。
12.2钥匙的领借用履行登记手续。
12.3对公用钥匙制订管理清单。

 

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