物业公司物业费收缴管理制度

时间:2021-06-23 09:57:42 网络 点击:



     物业公司物业费收缴管理制度

第一章   总 则
第一条
  为了规范物业公司各物业管理处收费工作的管理,完善收费记录等基础会计工作,加强对管理处收费工作的会计监督,结合本公司的实际情况,制定本制度;
第二条
  本制度依据《中华人民共和国会计法》、《内部会计控制规范—基本规范(试行)》等法律法规制订的强制性规定,各管理处必须执行,不得以各种理由拒绝执行,对于试行过程中出现的问题可以协商解决。
第三条
   收费工作是公司业务的重要组成部分,应全力配合公司业务的开展,同时也需要其他部门员工的参与和配合。
第四条
  管理处负责人应按本制度的规定组织、管理本管理处收费工作,并对管理处收费管理制度的建立健全及有效实施负责。
第五条
  收费管理制度应达到以下基本目标:
(一)
 规范各管理处收费行为,保证收费资料真实、完整;
(二)
 不相容职务由不同的人员担任;
(三)
 建立并完善收费记录制度,保证各类相关账册的记录准确,并做到数据来源清晰、账账相符;
(四)
 各类数据应及时上报公司财务部,保证财务数据及时传递,为管理活动提供及时、准确的信息;
(五)
 加强对管理处财务收支活动的会计监督;
第二章
  收费分工
第六条
  按照不相容职务相分离的原则,收费业务授权批准、收费业务执行、收费稽核检查等工作应由不同的人员执行,以达到明确职责权限,形成相互制衡机制;
第七条
  以下工作是不相容的:
1、
   收费金额确认工作与收费工作;
2、
  水、电、气等费用的抄表工作与收费工作;
3、
   装修押金收取标准、押金退回的确认工作与收费工作;
4、
  应收款的记录工作与收费工作;
第八条
  收费工作分工如下:
1、
  房管员负责应收管理费、本体金及其他相关费用收取标准、收费起止时间的确认工作;
2、
  房管员负责确定押金收取标准、押金准退批准及处理工作;
3、
  水电工负责辖区所有由公司支付费用的水电表的抄录工作;
4、
 收费员负责以上各项经确认的收、付款内容进行收、付款作业,编制管理处相关报表;
5、
 统计员负责数据的统计工作;
6、
  财务部负责收付款业务的稽核工作。
第三章
  物业费收缴程序
第九条
  管理费及本体金的收费程序:由房管员在当月5日前根据相关文件及管理情况确认当月应收金额,打印应收清单,经管理处主任签名确认后,报管理处收费员及公司财务部。
     房管员依据经管理处主任签名确认的本月应收管理费、维修基金的清单填入《管理费、维修基金收费台账》的相应栏内,内容包括:应收费所属时间、管理费、维修基金的小计及累计金额并签名或盖章。
    收费员根据《管理费、维修基金收费台账》的记录情况,收取相应的管理费、维修基金。
第十条
  除非得到董事长的授权、任何人无权减免应收款项。收费员应严格按照上报的各项收费清单收费,如有减免应收款项的,应有董事长的亲笔签名,并做好相关资料的保管工作、以备查验。
第十一条
  水电费的收取程序:水电工应在次月5日前抄录水、电表,报收费员,收费员据以计算相关费用,区分代收代付和公用自用情况,并在7日前报上财务部,水电表的抄录时间应尽量与水、电部门的抄表时间统一。
    水电工应对公用区域的水电的耗用情况负责,建议管理处建立相关制度,对公用水、电情况进行考核,并以此作为对水电工的考核指标之一。
第十二条
    押金的收退程序:收取各类押金时,由房管员根据相关规定收费标准,填制收费通知单,收费员根据通知单收取押金。
     退押金时,由房管员根据具体情况确定退款金额,并报管理处主任签名,收费员据以退付押金。
    收费员在登记《现金收费日记账》的同时,必须建立相应的《押金收退记录本》登记押金收、退、存情况,并每月与财务部核对。
第十三条
  停车费的收取程序:停车费的收取分为按月收费和临时收费两种形式。
     按月收费由车主向收费员交纳,收费员收款后书面通知制卡部门制作出入卡,制卡部门根据通知单的内容制作出入卡,交车主。按月收费的收费情况应按月编制收费清单,列明所属起止日期,报公司账务部,金额必须与上报数字一致。
    临时停车的停车费由车管员收取。车管员交接班时先清点停车票和票款,然后双方在交接记录本上签名后,下班的车管员将所收票款及用完的停车票存根上交收费员,停车票留给接班的车管员。
车管员所收票款必须及时上交收费员处,不得长时间滞留。
收费员应及时检查车管员的交接班记录,核查车管员的停车票和票款数量金额,及时查找出现的差错。
    车管员应估算停车票的使用量,不够时应及时向收费员领取,收费员应建立账本登记停车票的领用、退回情况。
第十四条
   公司财务部与行政部将不定期的对车辆收费进行突击检查,查实车辆收费情况,如有舞弊行为将进行严厉惩罚,情节严重的,移交公安部门依法惩处。
第十五条
  收费员收费后,将当天所收现金、支票及时交存银行,并将相应的收款收据“财务联”与交款单一并交公司财务部,收款收据“管理处联”则由收费员留管理处按月装订以备查验。
第四章
  收费记录
第十六条
  收费员应对每笔现金收支进行记录,内容包括:收费日期、单据号码、房号名称、车牌号码、费用所属期间、摘要及相关的明细金额。
第十七条
  采用银行票据方式收取的收入,收费员应向公司出纳员落实到账情况,除上一条所列内容外,还应记录所收费用转入的银行账户名称等相关信息。
第十八条
   收费员收取的现金应于当天送存银行,如无法在银行停止对外办公前交存银行,应最迟在下一工作日及时交存银行,对于跨月收取的款项则必须在当月交存银行。
第十九条
   除根据管理处主任授权退付押金外,收费员无权支付现金,如临时急需可在电话报请公司负责人及管理处主任,经同意后先动用备用金,事后必须由公司负责人及管理处主任补签名
备用金不足的大额借款必须按规定办理借款手续,并在财务部的调配下支付款项。
第二十条
   管理处应记录的账册如下:
1、《管理费、维修基金收费台账》:由房管理员按月记录应收款情况,收费员记录实收情况,记录后必须签名或盖章,以备稽核、检查;
2、《月卡销售记录台账》:记录月卡销售情况,记录后必须签名或盖章,以备稽核、检查;
3、《现金收费日记账》、《转账收费日记账》:由收费员按日分别登记,转账的收费应记录转入银行账号,与出纳员的记录一致,必须结出本日合计、本月累计发生额和余额;
4、《押金收退记录账》:按不同种类的押金分别建账,及时记录押金的收、退、存情况,并每月与公司财务部核对确认;
5、《水电费收费表》:记录代收代付水电费的收入情况,该记录应与《现金收费日记账》、《转账收费日记账》的记录一致;
第二十一条《现金收费记录本》记录的要求:
1.
 除按规定允许使用红色墨水书写外,只能使用蓝黑墨水或者碳素墨水书写,不得使用圆珠笔或者铅笔书写;
2.
 每笔现金收费的收据、发票登记一行,日期、收据(或者发票)号码、房号、摘要、合计金额、明细金额和其他有关资料逐项记入相应栏内,要求做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整;
3.
 除现金交存银行的数字记在“贷方”外,其余收付费都记入“借方”各相关栏内,如退回借款等付出现金的事项,可在“借方”各相关栏内记为负数,且借方各明细栏目之和应与“借方合计”栏金额相等,(否则,该笔记录必有差错,必须查明原因,进行更正,直到平衡为止;)
4.每一帐页登记完毕结转下页时,应结出本日开始到上一行止的发生额合计数,记在本页最后一行和下页第一行有关栏内,并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样;
5.所收现金送交银行时,应注明现金解款单的编号或交易流水号,并将金额记入“贷方”栏内;
6.每天必须结出当天各栏目的合计数,并在摘要栏内注明“本日合计”字样,同时用红笔将该行上、下各划一条单线;(本行数字实际上正是《收费周》的每日实收的数字,以后就可以用该行数字与统计表的数字相互核对);
7.注意,按照现金管理条例的规定,收费员所收现金应在当天送交银行,所以“借方合计”栏内金额应与“贷方”栏内金额相等,即余额应为零;如收费员在当日将所收现金送交银行后,又收到了现金,可将其放在保险柜内,但不允许将现金带回家;
8.每天结出“本日合计”后在下一行,结出本月初起至当日的累计数,并在摘要栏内注明“累计”字样,且用红笔在该行的下面划一条单线;
9.
每月月底,在结出“本日合计”后,不必结出“累计”,而应结出“本月合计”,即本月初至本月未的总合计数。
第五章
  数据汇总上报
第二十二条
 收费员对收所收款项必须做到日清月结,按日填列资金收支日报表,并于下一工作日上报公司出纳员,所报数字务必准确,一经上报不得随意更改,如要更改必须说明原因。
     资金收支日报表应每日结清余额后及时填列,并于月度终了后,上交公司出纳员处,出纳员将所填数字与每日上报核对,如有差错,收费员应书面说明原因,上报公司确定处理办法。
第二十三条
  管理处产生的各项收费表单,应及时上报公司财务部,有条件的管理处尽量提供电子文件,应上报的表单及上报时间列示如下:
1、《本月管理费、维修基金应收清单》,当月5日前(节假日顺延,下同)上报当月管理费、维修基金应收/预收清单上报公司财务部,内容包括:栋号、房号、面积、收费标准、本月应收管理费、维修基金及总额;
2、《管理费、维修基金应收及实收明细表》,次月5日前上报公司财务部:内容包括:栋号、房号、期初应(预)收额、本月应收额、本月实收、期未应(预)收额,逻辑关系如下:
期初应(预)收额+本月应收额-本月实收=期未应收(预)额
     本期期初应收(预)额=上期期未应(预)收额
3、水电费抄表计算单及水电费欠缴清单,水电工次月5日前抄表报收费员,收费员根据抄表数量、单价等信息计算水电费,并列示欠收水电费清单,次月7日前上报公司财务部;
    
4、《资金收支日报表》:次月7日前上报公司财务部,该表数字应与《现金收入日记账》、《转账收入日记账》的每日合计数一致。
第二十四条
 所有上报必须数字真实准确,逻辑关系清楚无误,各类数字之间应能相互验证,如出现差错必须查明原因。
第六章
  备用金管理
第二十五条
  为了应付物业管理工作中发生的,对房屋建筑及其设备、公共设施、绿化、环境整治等项目开展的维护、维修、整治及零星采购等紧急支出的需要,各管理处可向公司借支备用金5000元,作为上述紧急支出的周转资金。
第二十六条
 备用金的保管、使用,由各管理部指定的专人负责,并报公司财务部备案;指定专人不得随意变更。
第二十七条
 备用金的保管人员,必须严格按照本规定第1条所列的备用金的开支范围支付;备用金不得用于支付开支范围以外,如业务招待费、办公用品、五金材料的日常采购等费用,也不能用于虽属开支范围内,但不需要紧急支付的各项费用。
第二十八条
  当紧急动用备用金数额较大时,应在事先向公司领导请示后,备用金保管人员方可借支给经办人员;如因未经请示而产生了不能报销的费用支出,由备用金保管人员承担相应责任。
第二十九条
 费用支出的经办人员在办理完报销手续之后,应将所借款项尽快归还备用金的保管人员。
第三十条
  备用金保管人员的工作变动时,管理部经理应督促其向财务部办理备用金的移交手续。
第三十一条
  本制度由公司财务部负责解释。


 
 
 
 
 


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