物业企业各部门前期准备工作

时间:2021-07-29 09:17:33 网络 点击:

       


 物业企业各部门前期准备工作  
 
1、行政部前期准备工作
1.1 负责新建管理处所有标识的设计、制作并指导安装。
1.2 负责新建管理处员工工作服的订制。
1.3 负责审核各类物资、设备工具的采购申请。
物资的采购:根据《物业管理方案》负责办公用品、办公设备及维修工具、设备、安全保洁工具、设备的购置计划的制定、询价、报批及采购工作。包括:
a.办公用品:家私、各类文具等。
b.办公设备:打印机、电话、复印机、传真机、空调、电视机、音响等。
c.后勤服务设施:食堂、宿舍用品、用具等。
d.网络设备:电脑等。
e.清洁及绿化设备和工具:洗地机、吸尘器、剪草机、喷雾器等。
f.安全设备:对讲机、电警棍、手电筒等。
g.加工维修设备工具:万用表、兆欧表、电焊机、台虎钳等。
1.4 负责新项目入伙现场的策划、布置及展板的设计、制作和摆放。
2、人力资源部前期准备工作
2.1 负责在入伙前三个月正式下发管理处成立的文件。
2.2 根据《物业管理方案》审核新建管理处人员编制,并确保管理人员及专业技术人员入伙前三个月到位,保安员、保洁员提前一个月到位。
2.3 负责新建管理处人员的入职培训及管理专业技术人员的培训考核。
3、财务部前期准备工作
3.1 负责前期介入费用及新项目管理费标准的测算,经副总经理审核、董事长审批后纳入委托管理合同。
3.2 负责新项目各项服务收费标准的审定。
3.3 负责管理处接管物业入伙前清洁费用的审定。
3.4 负责指导管理处出纳按财务制度建账及财务软件的使用。
3.5 负责监督新建管理处的物资采购工作。
4、品质部前期准备工作
4.1 负责新项目委托管理合同的评审,报副总经理签定。
4.2 负责质量体系文件的发放及协助编写相关作业指导文件。
4.3 协助管理处分类建立物业管理档案资料。
4.4 负责审核各项规章制度及入伙资料。
4.5 协助新项目管理处质量体系文件及入伙工作办理程序的培训。
5、新建管理处经理前期准备工作
5.1 负责拟定入伙工作计划时间表,包括:工作内容、负责人及完成时间等,并报副总经理审核、董事长审批。
5.2 负责内部管理运作相关工作:
A.编制管理处组织结构、各岗位职责,报人力资源部及副总经理审核、董事长审批。
B.根据物业实际情况,完善闭路监控、停车场设施、背景音乐、泛光照明、信箱、康乐休闲文化设施、园林绿化等公共设施。
C.指定专人记录入伙前后发生的清洁、返修及配套完善工程等所产生的各项费用,以便与地产公司结算。
 
5.3 将《入住指引》、《业主(住户)资料卡》于入伙前十天交建设单位,与《入伙通知书》一并发放业主。
 
5.4 负责入伙前一周准备好入伙应备资料,包括:
A. 《入伙流程》
B. 《委托银行代收款协议书》;
C. 《临时管理规约》;
D. 《业户手册》;
E. 《前期物业管理协议书》
F. 《房屋交付验收表》;
G. 《常规服务项目表》
H. 水、电、气、有线电视开户申请资料;
I. 防盗门、窗花、阳台推拉门图样(包括材料、规格、尺寸、安装要求等);
J. 房内配送电器或其他需操作设施用品的说明书、保修卡;
K. 房间设计平面图(含水电走向);
L. 其他与业主相关资料;
M. 现场入伙宣传展板及相关入伙指引标识;
N. 所有“入伙资料” 的填写样本。
5.5 进行入伙模拟演练,检验入伙流程、资源配置等准备工作是否充分。
 

《物业企业各部门前期准备工作》
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